Manter a saúde financeira de uma empresa em dia é um processo extremamente importante para fazer com que seu negócio obtenha sucesso. Porém, muitos obstáculos são encontrados e tornam essa caminhada longa e exaustiva.

A maior parte das pessoas que estão empreendendo agora encontra incontáveis dúvidas — a mais comum delas é a função do fluxo de caixa e como ele é feito. A resposta é simples: não há como saber se sua empresa está indo bem ou não sem ter controle do que entra e o que sai dela — é aí que o fluxo de caixa entra em ação.

No entanto, não adianta querer abraçar o mundo dos negócios sem antes entender como funciona cada parte de um empreendimento. De início, calcular fluxo de caixa pode parecer um monstro de sete cabeças, mas logo você verá que não é tão complicado assim.

Quando usada de forma correta, essa ferramenta é capaz de mostrar todas as informações sobre a saúde financeira da sua empresa. No entanto, qualquer falha, por menor que seja, pode resultar em uma enorme trabalheira.

Por isso, reunimos neste artigo tudo que você precisa saber sobre o fluxo de caixa. Aqui você verá como fazer o cálculo e, de quebra, receberá algumas dicas infalíveis para facilitar a gestão do seu negócio. Confira!

O que é o fluxo de caixa?

O fluxo de caixa é uma ferramenta administrativa que auxilia o gestor no controle financeiro de uma organização — ela ajuda a identificar e a projetar de forma mais fácil alguns pontos como a lucratividade e os possíveis cortes a serem realizados, por exemplo.

Sua matemática é bem simples: consiste em pegar o faturamento e subtrair dele os gastos da empresa. Pronto, temos aí o resultado do fluxo de caixa. No entanto, embora o cálculo seja simples, a maior dificuldade encontrada — e a maior concentração de falhas — está em sua organização.

Antes de fazer qualquer cálculo é necessário identificar os valores que entram e os que saem de uma empresa — e, por mais simples que possa parecer, muitos pontos devem ser analisados com calma para que seja possível obter um resultado satisfatório. 

Seu período de análise pode ser mensal, quinzenal, semanal ou até mesmo diário: isso fica a critério do gestor. Quanto menor for o intervalo de tempo do cálculo, mais preciso será o seu resultado.

Qualquer falha no fluxo pode resultar na falta de dinheiro para pagar as principais contas da empresa — como aluguel, fornecedores, salários dos funcionários, contas de energia, etc. Para que isso não aconteça, acompanhe os próximos tópicos para ver como realizar esse cálculo e o que levar em consideração.

Por que calcular fluxo de caixa?

Antes de começar a calcular fluxo de caixa é importante entender os benefícios que ele tem a oferecer na gestão financeira da sua empresa. Quando bem elaborada e constantemente alimentada, essa ferramenta oferece dados precisos sobre a realidade em que a companhia se encontra e é capaz de fazer projeções sobre o empreendimento.

Assim, as principais vantagens são:

  • realizar um planejamento e controle das entradas e saídas de caixa de um determinado período;
  • avaliar se os ganhos apresentados serão suficientes para cobrir as despesas futuras já identificadas;
  • auxiliar o gestor na tomada de decisões necessárias para suprir períodos de possível falta de dinheiro;
  • avaliar se o desempenho da empresa está sendo satisfatório em um determinado período;
  • verificar a necessidade de ajustes de preços, assim como de promoções para queimar o estoque parado;
  • verificar se os recursos financeiros próprios permitem investimentos ou melhorias a curto, médio e longo prazo;
  • avaliar a capacidade fazer de pagamentos antes de assumir outros compromissos.

Como calcular fluxo de caixa?

Para que seja considerado eficaz, o fluxo de caixa deve apresentar não só as entradas e as saídas de valores da empresa, mas também o orçamento disponível. Este deve incluir os investimentos recebidos e empréstimos adquiridos — além do plano de negócios. Essas informações auxiliarão nas decisões tomadas a curto, médio e longo prazo.

Sabemos que são muitas informações para absorver de uma vez, então separamos por passos para facilitar o entendimento. Acompanhe!

Realize um inventário para organizar as informações

O primeiro passo é realizar um inventário financeiro reunindo informações relevantes sobre custos fixos, custos variáveis, receitas em caixa e a receber. Nesse inventário devem constar também os investimentos previstos para o período a ser analisado.

Para deixar tudo mais organizado e de fácil entendimento, separe esses dados por categorias — como pagamento de fornecedores, salário de funcionários, gastos administrativos (telefone, internet, correio, etc), empréstimos, tributos, aluguéis e assim por diante.

Mantenha os dados constantemente atualizados

De nada adiantará reunir todas as informações se os dados não forem atualizados constantemente. A cada movimentação financeira realizada na empresa, é necessário registrar a informação.

Por ser uma tarefa bastante trabalhosa, muitas empresas optam por softwares de finanças que facilitam esse processo, mas, ainda assim, é necessário ter alguém que fique responsável por alimentar o sistema com as informações. Nenhuma movimentação financeira pode ficar de fora desse balanço.

Defina uma periodicidade para análise dos relatórios

Depois de reunir todas as informações e definir um responsável pela alimentação dos dados, é necessário realizar um acompanhamento periódico desses números. Como citamos, esse acompanhamento pode ser semanal, quinzenal ou mensal — não há uma regra quanto a isso.

Tudo depende do tamanho da empresa e da sua necessidade. Alguns especialistas indicam a realização de análises trimestrais para verificar as possibilidades de investimentos, novas contratações, reajustes salariais ou até mesmo para definir estratégias de venda para queima de estoque parado, por exemplo.

Finalmente, depois de todo esse processo de captação de dados, entra a parte efetiva do cálculo. Esse é o momento em que o gestor consegue realizar de forma clara a análise da situação da empresa baseada no resultado do fluxo de caixa.

A partir daí é que se torna possível tomar decisões precisas visando o crescimento da empresa sem comprometer sua saúde financeira. Por isso, é essencial ter todas as informações bem detalhadas de modo a identificar as falhas cometidas e saber como corrigi-las.

Atualmente, é possível encontrar diversas planilhas prontas que ajudam o empresário a manter o seu fluxo de caixa sempre em dia, mas o mais indicado são os softwares de gestão que já trazem todos os resultados dos cálculos de forma simples e precisa.

Tenha um fluxo de caixa projetado

Como o próprio nome sugere, o fluxo de caixa projetado é uma forma de fazer um planejamento financeiro do seu negócio. Ele ajuda você a ter uma ideia mais concreta de como será o seu fluxo de caixa dentro do próximo mês, semestre ou ano, por exemplo.

Sua função é ajudar o empreendedor a antecipar possíveis cenários, permitindo a prevenção de problemas no futuro. Ele também permite saber como, onde e quanto investir de forma segura. 

Porém, para que o fluxo de caixa projetado seja realmente confiável, é essencial fazer uma projeção realista, mantendo sempre os pés no chão e baseando as informações em fatos concretos do seu negócio.

Para entendermos um pouco melhor como funciona, em um cenário em que a sua projeção seja negativa para o mês seguinte, é possível fazer uma análise e identificar onde ocorreu a falha que levou a esse resultado e tomar as devidas providências para alcançar novamente o equilíbrio financeiro.

Isso permite antecipar o problema e buscar com calma uma alternativa para contornar a situação — como negociar prazos com fornecedores, recorrer a um empréstimo ou cortar gastos menos importantes na empresa.

Como manter um fluxo de caixa realista?

Agora você já sabe a função, a importância e o que é necessário para calcular seu fluxo de caixa, certo? Então descubra um pouco mais sobre alguns pontos importantes para que as informações são se percam no caminho e sua projeção seja cada vez mais realista!

Crie uma rotina

De nada adianta calcular um fluxo de caixa e não ter o hábito de alimentá-lo com as informações atualizadas. Por isso, é indispensável criar uma rotina de manutenção de dados. Reserve um tempo com calma e em um lugar silencioso para isso, pois qualquer erro pode resultar em danos consideráveis.

Faça desse hábito uma regra para que nada passe batido e nem haja esquecimento de dados relevantes. Lembre-se: absolutamente todas as informações são importantes para o bom funcionamento do fluxo de caixa.

Não confunda vendas com entradas

É de suma importância lembrar que só devem ser lançados como entrada os valores que constam em caixa (que já foram recebidos). Afinal, fechar uma venda não significa que você já pode contar com esse dinheiro no bolso.

Infelizmente, existem muitos casos de inadimplências ou atrasos nos pagamentos. Com isso o seu fluxo pode ficar impreciso ou comprometido. Então, se você realizou uma venda com pagamento a prazo e, no período em questão, só recebeu a primeira parcela, somente o valor referente a ela deve constar no fluxo.

Faça planejamentos realistas

Na hora de antecipar cenários é essencial que você mantenha sempre os pés no chão. Quanto mais realista for sua projeção, mais fiel ela será ao cenário da sua empresa e, portanto, mais útil o fluxo será nas tomadas de decisões.

Como mencionamos, é preciso considerar que clientes podem atrasar o pagamento e que despesas não programadas podem ocorrer. Por isso, planeje-se adequadamente para não ser pego desprevenido.

Tenha uma reserva para imprevistos

Outro ponto que deve ser reforçado é o surgimento de despesas não programadas, conhecidas também como imprevistos. Para evitar que seu saldo fique negativo é essencial contar com uma reserva para essas situações — como conserto dos carros da frota, problemas com a manutenção do prédio, etc.

Além disso, não se esqueça de que em determinados períodos seu fluxo de caixa terá de contar com despesas adicionais — como férias, décimo terceiro salário e possíveis desligamentos de funcionários, por exemplo.

Quais são as vantagens de ter um software para calcular fluxo de caixa?

A tecnologia surgiu para facilitar nossas vidas em diversos aspectos. Será que nós já sabemos aproveitar tudo o que ela tem a nos oferecer? Um excelente exemplo — e que se encaixa muito bem no assunto — é a opção de contar com um software para cuidar dessa parte do fluxo de caixa.

Ele ajuda muito a diminuir muito possíveis erros, além de permitir que o administrador ocupe seu tempo com outras tarefas essenciais para a empresa. Veja um pouco mais sobre as vantagens de ter um software especializado:

Concentra as informações da empresa em um só lugar

Atualmente, contamos com diversas opções de sistemas especializados para esse tipo de controle. Uma das maiores e mais significativas vantagens encontradas é a possibilidade de reunir todas as informações necessárias no mesmo lugar.

Isso permite que o gestor tenha uma visão mais ampla e detalhada da situação financeira da empresa, além de mais praticidade no processo e aumento significativo da produtividade da equipe — já que o gestor e os colaboradores terão mais tempo para dedicar-se a outros assuntos importantes.

Garante a segurança dos dados

Quando feitos manualmente, os fluxos de caixa costumam ser controlados por meio de planilhas que, apesar de imensamente úteis e completas, não são tão seguras para esse tipo de controle — tendo em vista que qualquer um pode ter acesso às suas informações e até mesmo alterá-las.

Os softwares costumam ser controlados com login e senha de acesso, o que restringe seu uso apenas a pessoas autorizadas e garante maior segurança aos seus dados.

Diminui a possibilidade de falhas

Não é nada fácil trabalhar com números, ainda mais quando eles vêm acompanhados de uma responsabilidade tão grande como no caso do fluxo de caixa, que é o mapa financeiro de uma empresa.

Por mais que muitas pessoas estejam acostumadas com essa tarefa e a cumpram de forma eficaz, isso não anula o fato de que o ser humano não é uma máquina e está sempre sujeito de erros.

Uma vez que um número é inserido de forma equivocada, isso pode mudar todo o resultado do fluxo e causar uma enorme dor de cabeça — além do retrabalho de conferir todos os dados para encontrar o erro.

O uso de um sistema elaborado especialmente para esse tipo de trabalho diminui consideravelmente a possibilidade de falhas, visto que tudo é feito de forma automatizada, gerando relatórios detalhados das movimentações.

Oferece dados para a tomada de decisões

Qualquer tomada de decisão, por mais necessária que seja, deve ser feita com muito cuidado, pois carrega muitas consequências e responsabilidades consigo. Contar com um software que mostra o estado atual da empresa e faz uma projeção para o futuro é fundamental, pois permite que o gestor tenha uma visão ampla da situação financeira.

Não há dúvida da importância do fluxo de caixa para manter a vida financeira do empreendimento organizada, pois por meio dele o gestor consegue visualizar as possibilidades de melhorias, além de distribuir de forma adequada os valores disponíveis para cada setor sem prejudicar ou comprometer a empresa.

Agora que você sabe calcular fluxo de caixa e quais são suas principais funções na gestão financeira, conte nos comentários como está o fluxo de caixa da sua empresa e se ainda restou alguma dúvida sobre o assunto!