Sempre que ocorre uma transação de venda de produtos ou serviços é obrigatória a emissão da nota fiscal. É ela que documenta a operação e garante o recolhimento de impostos. Quando ela não é emitida, considera-se que houve sonegação fiscal.

Atualmente, a maioria dos municípios emite e exige o uso de nota fiscal eletrônica (NF-e). Isso porque o fato de ela ser transmitida pela internet facilita o trâmite da documentação entre emissor, comprador e órgãos públicos. Quer saber mais sobre a NF-e? Acompanhe este texto!

Como funciona a nota fiscal eletrônica?

Depois de ser emitida em um sistema próprio, a NF-e é armazenada eletronicamente e tem sua validade garantida por um certificado digital (também conhecido como token). A NF-e é parte do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), adotado pelo governo brasileiro em janeiro de 2007.

Para garantir que está de acordo com a lei, o comerciante ou prestador de serviço que atua nos municípios que já a adotaram deve obrigatoriamente emitir a NF-e. Como é emitida e armazenada eletronicamente, a NF-e elimina gastos com papel e proporciona agilidade nos serviços prestados.

Quais são as suas vantagens?

A adoção da NF-e tem crescido muito nos últimos anos. Ela garante mais dinamismo ao negócio, já que torna os processos mais ágeis e reduz a burocracia. Conheça as principais vantagens desse sistema a seguir!

Fim dos papéis

O uso de nota fiscal eletrônica elimina a necessidade de imprimir documentos. Dessa forma, a empresa para de gastar com impressoras e papéis. Isso é um benefício importante tanto para a companhia quanto para o cliente e ainda ajuda a preservar o meio ambiente.

Economia de tempo

Pesquisar arquivos físicos, além de ser desgastante, demanda tempo. Com a NF-e, sempre que precisar fazer uma consulta, basta ter acesso a um computador conectado à internet.

Facilidade de armazenamento

O espaço físico necessário para armazenamento de documentos é reduzido drasticamente como uso de nota fiscal eletrônica. Assim, armários, prateleiras e arquivos, bem como salas para abrigá-los não são mais necessários. Além disso, elimina-se a necessidade de ter profissionais responsáveis pela organização e pelo gerenciamento do acervo.

Redução de tempo, erros e retrabalho

Boa parte do trabalho é feita de forma automática, o que reduz o tempo gasto no processo. Além disso, a NF-e ajuda a diminuir a quantidade de erros e, praticamente, eliminar o retrabalho.

Planejamento logístico

Como a nota fiscal eletrônica é emitida antecipadamente, fica mais fácil fazer um planejamento logístico adequado e preparar o local de armazenamento e descarga de produtos. Além disso, a NF-e simplifica o processo de conferência e fiscalização.

Centralização

Para empresas com muitas filiais, a centralização das notas fiscais eletrônicas pode ser feita na matriz — isso facilita muito os processos operacionais. Como é eletrônica, a NF-e pode ser enviada por email ou pela nuvem e, dessa forma, reduzem-se os gastos com entrega (motoboys, correios e outros).

Diminuição de gastos com cartório

Quando um cliente informa que não recebeu a nota fiscal, é preciso criar uma cópia autenticada em cartório (que tem custos). Quando se usa a NF-e, ela pode ser enviada várias vezes sem que haja despesas extras nesse processo.

Maior credibilidade e transparência no processo fiscal

Como todo o processo é feito de forma eletrônica, o controle fiscal fica mais apurado. Isso, além de diminuir a sonegação, garante mais credibilidade para a empresa.

Quais são os riscos de não usar a NF-e?

A emissão da NF-e é a última etapa do processo de vendas — ou seja, é a maneira de legalizar a operação comercial entre o lojista ou o empreendedor e o consumidor. Quando a empresa deixa de cumprir essa obrigação fiscal e tributária pode enfrentar transtornos no futuro. Por isso, não vale a pena se arriscar a não emiti-la.

Isso porque qualquer espécie de negócio deve pagar os impostos relativos às suas transações comerciais (para os governos municipal, estadual e federal). Quando os valores são omitidos, falsificados, adulterados ou ocultados, é possível reduzir o pagamento de tributos (ou até mesmo eliminá-los). Ocorre que a sonegação fiscal é um crime que pode trazer graves consequências.

Quando a infração se limita à inobservância da legislação tributária (como quando o tributo é pago incorretamente, por exemplo), é fácil resolver a situação. Por outro lado, quando a empresa realmente tenta burlar os regulamentos e as obrigações a que está sujeita — ou seja, deixa de emitir NF-es com o intuito de não pagar impostos —, os órgãos fiscais apuram as quantias devidas e determinam a penalidade a ser aplicada.

Conforme o art. 1º da Lei nº 8.137/1990, que define os crimes contrários às ordens tributárias e econômicas e às relações de consumo, o não pagamento ou a redução de tributo por diferentes meios (como a omissão de informação, a adulteração ou corrupção de notas fiscais e outros) pode levar a reclusão de dois a cinco anos e multa.

A Receita Federal do Brasil (RFB) e as Secretarias da Fazenda (Sefaz) dos estados têm buscado identificar esses ilícitos para impor as multas e os corretivos apropriados. Além disso, quem não emite NF-e, corre o risco de perder suas vendas, já que os consumidores a têm exigido cada vez mais — uma vez que ela garante a troca das mercadorias, a devolução do dinheiro investido e outros benefícios, caso haja problemas com a compra.

Como se cadastrar para emitir as NF-es?

O aplicativo gratuito de emissão de NF-es desenvolvido pela Sefaz de São Paulo parou de ser atualizado e seu download foi desativado. Isso porque boa parte das empresas já adota outros sistemas. Por isso, a Sefaz recomenda que as organizações procurem por um aplicativo alternativo.

Depois de cadastrar a empresa no sistema escolhido, a emissão de NF-e, em geral, é bastante intuitiva. Com os documentos devidamente criados, é só enviar o material para o contador (pelo SPED ou pelo Google Drive, por exemplo).

Além de melhorar a produtividade, o uso de nota fiscal eletrônica evita dificuldades futuras com a RFB. Com isso, a gestão fiscal e financeira do estabelecimento ganha, já que tem todos os seus processos facilitados.

E sua empresa, já emite NF-e? Para ficar por dentro de assuntos relacionados a esse tema, curta nossa página no Facebook e veja nossas publicações sempre em primeira mão.